Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
11
12
Merel Plante
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
2
Door Merel Plante
Dossier: Column
Soort:

De meeste inkopers kopen slecht in (als het om inkoop gaat)

De meeste inkopers kopen slecht in (als het om inkoop gaat)

Oké. Eindelijk is het zo ver. Ons bedrijf had besloten om een stuk van het inkoopproces te digitaliseren. Geen overtypwerk meer. We mochten met onze afdeling dat felbegeerde P2P pakket gaat aanschaffen. Het heeft even geduurd voordat het management de toegevoegde waarde inzag, maar nu is het eindelijk zo ver. 

En we gingen los:

  1. Een van ons team ging lekker aan de slag. Even Googlen… Zo. Long list. Even de websites checken, en wat demo’tjes aanvragen. Zo. Short list. Bijna klaar. Beetje kort door de bocht, maar kniesoor die daar op let. 
  2. Een andere collega opperde dat we een leverancier die we toch al voor iets anders gecontracteerd hadden, nog wel een inkoopmodule op de plank had liggen. En die kon nog wel even aangepast worden voor ons bedrijf. In onze sharepoint omgeving. Lekker snel en lekker makkelijk. Beetje dief van de gelegenheid, maar wel lekker goedkoop.

Huh?

Badend in het zweet werd ik die nacht wakker. Wat gebeurde hier? Dit was toch precies hetgeen waar wij zelf altijd een broertje dood aan hebben als het bij andere bedrijfsonderdelen gebeurt? En nu doen we dit zelf als het gaat om een cruciaal onderdeel van ons eigen proces: selectie van een P2P-pakket.

Want als we een software pakket inkopen voor een andere afdeling, weten we exact wat er moet gebeuren: markt verkennen – longlist maken – knock-out criteria opstellen – longlist toetsen aan criteria – shortlist maken & specificaties opstellen – uitzetten bij leveranciers – verkennende gesprekken en demo’s aanvragen – eerste kosteninschatting voor de business case maken – top 2 of 3 laten bepalen op basis van criteria, door eindgebruiker en management – op basis van beste fit top 2 of 3 uitonderhandelen – en dan pas kiezen. Het proces dicteert de keuze. 

Dus wat gebeurde er binnen onze inkoopafdeling waardoor spontaan dit hele proces overboord gezet werd? 

In ieder geval was het geen kwaadwilligheid, maar kwam het voort uit pure enthousiasme. De blijdschap dat we stappen mochten zetten. Eindelijk, na zo vaak aandacht vragen bij ons management om P2P op de kaart te zetten. En op dat moment, toen we toestemming kregen, vergaten we alle regels en processen waar we dagelijks mee bezig zijn. Lekker snel stappen zetten, met snel resultaat. Want we wilden zo graag. 

Alleen, we zijn met open ogen in de valkuil gestort waar ieder bedrijfsonderdeel wel eens in dreigt te vallen, en waar we zelf de poortwachter van zijn.. Nu hoor ik u denken: ‘de bakker eet thuis ook oud brood. Dus hoe erg is dit nou?’ Toch vonden we dit een gemiste kans. Enerzijds om te laten zien wat we waard zijn binnen ons bedrijf en hoe we dit ‘volgens het boekje’ aanpakken als het om onze eigen afdeling ging. Anderzijds omdat er zoveel moois te halen valt als het gaat om verbeteringen binnen onze inkoopafdeling. Die ene P2P-oplossing waarbij onze business case voor onze situatie écht de moeite waard werd, omdat we net iets verder keken dan een middag Googlen. Gelukkig voor ons konden we nog alles rechtbreien. En konden we de juiste aanpak toepassen. Wel een tip die ik u mee wil geven voor volgend jaar: Start vandaag nog met beter inkopen voor uw eigen afdeling!

Merel Plante
Door Merel Plante
Merel Plante begon als maritiem ingenieur in de scheepsbouw, behaalde een MBA in Barcelona en houdt zich nu liever bezig met de koers die haar klanten varen als het gaat om inkoopdigitalisering. Ondersteunt met advies over strategie tot uitvoering of – zoals ze het zelf noemt – ‘het gedaan krijgen’. Managing Partner en mede-oprichter van Grippr.

Reacties:

  • Anna Buitenhuis | 11-12-2018 om 12:48

    Tja, dat klinkt inderdaad niet al te best! En nogal droevig.
    Ik herken dit zeker niet vanuit mijn professionel praktijk dus ik denk dat het vooral tijd is om te evalueren wie je als inkoper in dienst neemt.

  • Jan B. | 11-12-2018 om 15:19

    Het zal het enthousiasme zijn om dit artikel naar buiten te gooien, dat leid dan tot volgordefoutjes. Normaliter is het opstellen van de (technische) specificatie puncto-uno op de activiteitenlijst. Zoeken naar (alternatieve) leveranciers zonder een specificatie kost een hoop werktijd en energie dat beter besteed kan worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.